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Wofür ich verantwortlich bin
Objekte
Anlage und Pflege der Objekte, Gebäudeteile und technischen Anlagen. Jedes Objekt trägt eigenes Budget, eigene Fristen und eigene Vorgänge.
Objektbestand
| Objekt | Kürzel | Typ | Adresse | Fläche | Einheiten | Budget | Gebunden | Beteiligte | Status |
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Objektgesellschaften
| Firmierung | Anschrift | Rechnungen an |
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Budget
Plan, Obligo und IST je Objekt. Obligo entsteht mit der Genehmigung einer RECOM-Maßnahme (Schritt 6, auf Basis des dort gewählten Angebots), IST mit der Erfassung einer Kleinstmaßnahme — jede gebuchte Position trägt ihren Herkunftsbeleg. Wartungsvorgänge sind nicht budgetrelevant.
Budget je Objekt
| Objekt | Plan | IST | Obligo | Rest | Auslastung | Quote |
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Budget nach Kostenart
| Kostenart | Plan | IST | Rest |
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Budgetregeln
Mandant 4711- ●Kleinstmaßnahme bis 1.000 € — Objektbetreuer entscheidet, kein RECOMbucht direkt auf IST, Kostenart „Kleinstmaßnahmen“
- ●1.000 – 10.000 € — RECOM verkürzt, Freigabe Technischer Manager
- ●10.000 – 50.000 € — RECOM vollständig, Freigabe Bereichsleitung
- ●ab 50.000 € — zusätzlich Freigabe Eigentümer / Asset Management
- ●Nicht budgetierte Maßnahme — immer eine Freigabestufe höher
- ●Obligo entsteht mit Genehmigung (Schritt 6), auf Basis des dort gewählten AngebotsRechnungsprüfung (Schritt 9) bucht kein eigenes IST — Abnahme und Rechnungsbetrag dienen dem Abgleich unten
Budgetpositionen
| Pos. | Jahr | Bezeichnung | Kostenart | Plan | IST | Obligo | Rest | Status |
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Budgetbuchungen mit Herkunft
jede Zeile verweist auf ihren Vorgang| Datum | Beleg | Herkunft | Bezeichnung | Position | Unternehmen | Betrag | Budgetiert |
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Abgleich RECOM ↔ Budget
RECOM-Vorgänge
Jede Maßnahme durchläuft neun Schritte. Der Laufzettel zeigt jederzeit, wo der Vorgang steht, wer den Schritt abgeschlossen hat und wann.
Vorgänge nach Prozessschritt
alle ObjekteAlle Vorgänge
| Nr. | Maßnahme | Objekt | Kategorie | Fortschritt | Aktueller Schritt | Volumen | Budget | Verantwortlich | Letzte Änderung |
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Kleinstmaßnahmen
Maßnahmen bis 1.000 € ohne RECOM-Durchlauf. Sie werden direkt auf die Budgetposition „Kleinstmaßnahmen“ gebucht und fließen unmittelbar in die IST-Zahlen.
Erfasste Kleinstmaßnahmen
zum Bearbeiten anklickenGrenze 1.000 € brutto · darüber automatisch RECOM| Nr. | Maßnahme | Gewerk | Unternehmen | Betrag | Beauftragt | Status | Erfasst von | Kommentare |
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Wartungen
Wartungsvorgänge, Turnus und Termine je Anlage. Fällige Wartungen erzeugen automatisch einen Vorgang in der offenen Liste.
Übersicht Wartungsvorgänge
zum Öffnen anklicken| Anlage | Vorgang | Gewerk | Verantwortlich | Dienstleister | Turnus | Letzte Wartung | Nächste | p. a. | Status | Protokoll |
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Offene Mängel aller Wartungen
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Stammdaten des Wartungsvorgangs
Wartung durchführen und protokollieren
Wartungstermine
Mängel zu diesem Wartungsvorgang
Dateien
Verträge, Angebote, Schriftverkehr. Berichte einzelner Termine stehen im Reiter „Termine“.
Kommentare
Sachverständigenprüfungen
Wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV, DGUV und Landesbauordnung. Festgestellte Mängel lassen sich direkt in einen RECOM-Vorgang überführen.
Prüfungen
alle Objekte| Nr. | Anlage | Prüfart | Gewerk | Verantwortlich | Rechtsgrundlage | Prüfstelle | Letzte Prüfung | Nächste | Ergebnis | Mängel | Bericht |
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Offene Mängel aller Prüfungen
—
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Stammdaten der Prüfung
Prüfung durchführen und protokollieren
Prüfungstermine
Mängel zu dieser Prüfung
Dateien
Bescheinigungen, Schriftverkehr. Protokolle einzelner Termine stehen im Reiter „Termine“.
Kommentare
Versicherungsfälle
Schadensmeldung, Regulierung und Selbstbeteiligung. Regulierte Beträge werden dem Vorgang gutgeschrieben und mindern die Budgetbelastung.
Fälle
zum Öffnen anklicken| Nr. | Schadenereignis | Datum | Sparte | Versicherer | Schaden-Nr. | Gemeldet | Reguliert | Status | Vorgang |
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Falldaten
Regulierung
Dateien
Schadenmeldung, Fotos, Gutachten, Abrechnung des Versicherers.
Kommentare
Gewährleistungsfälle
Mängelrügen und Fristen aus abgenommenen Maßnahmen. Läuft eine Frist ab, meldet die Plattform 90, 60 und 30 Tage vorher.
Gewährleistungsfälle
| Nr. | Mangel | Ursprungsmaßnahme | Unternehmen | Abnahme | Frist bis | Gerügt am | Nachbesserung bis | Status |
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Offene Vorgänge
Alles, was noch eine Entscheidung oder eine Handlung braucht — aus allen Modulen zusammengeführt. Jede Zeile lässt sich kommentieren und live ins Jour-Fixe-Protokoll übernehmen.
Offene Vorgänge
alle Module| Nr. | Vorgang | Modul | Verantwortlich | Fällig | Status | Wartet auf | Kommentare |
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To-dos
Kleine Aufgaben ohne eigenen Vorgang: Rückrufe, Unterlagen, Termine. Optional an ein Objekt oder einen Vorgang gehängt.
Überfällig und heute
0Diese Woche
0Später und ohne Frist
0Historie
wer hat wem wann was übertragen, und was ist erledigtJour Fixe
Protokoll anlegen, offene Vorgänge auf die Tagesordnung nehmen und je Punkt festhalten, was besprochen wurde. Jeder Eintrag steht zugleich am Vorgang selbst.
Kein Protokoll geöffnet
—Protokolle
Offene Aufgaben aus Protokollen
Dienstleister
Firmen mit Anschrift, Ansprechpartner und Gewerk. Sie stehen bei Wartungsvorgängen, Prüfungen und Angeboten zur Auswahl; die Anschrift erscheint auf der Beauftragung.
Firmen
| Firma | Gewerk | Ansprechpartner | Telefon | Ort | Verknüpft |
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Benutzer & Rechte
Benutzer einladen
Benutzer
| Name | Rolle | Status | Objekte | Letzte Anmeldung |
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Rechtematrix
Postausgang
| Zeit | An | Betreff | Status |
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Einstellungen · Budgetposition für Kleinstmaßnahmen
Kleinstmaßnahmen sollen auf einer festen Position laufen — das wird je Objekt einzeln festgelegt, nicht pauschal für alle Objekte gemeinsam. Erst Objekt wählen, dann das Budgetkonto dieses Objekts bestimmen. Nur Administratoren können das ändern. Ohne Festlegung bleibt die Position bei einem Objekt frei wählbar.
Einstellungen · Gewerke (Wartung)
Die Gewerke stehen bei jedem Wartungsvorgang zur Auswahl. Deaktivierte bleiben an Altverträgen sichtbar, sind aber nicht mehr wählbar.
| Gewerk | Status |
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