Überblick

Dashboard

Budget · dieses Objekt—

Offene Vorgänge—

RECOM in Bearbeitung—

Fristen < 30 Tage—

RECOM-Vorgänge

Position im 9-Schritte-Prozess

Vorgang	Objekt	Schritt	Volumen	Verantwortlich	Wartet seit

Nächste Fristen

Meine To-dos

Jour Fixe

Zuletzt kommentiert

Stammdaten

Objekte

Anlage und Pflege der Objekte, Gebäudeteile und technischen Anlagen. Jedes Objekt trägt eigenes Budget, eigene Fristen und eigene Vorgänge.

Objektbestand

Objekt	Kürzel	Typ	Adresse	Fläche	Einheiten	Budget	Gebunden	Betreuer	Status

Objektgesellschaften

Firmierung, Anschrift und Rechnungsadresse. Diese Angaben erscheinen auf Freigabeblatt und Beauftragung — ohne sie bleiben die Felder dort leer.

Firmierung	Anschrift	Rechnungen an

Steuerung

Budget

Plan, Obligo und IST je Objekt. Die IST-Zahlen speisen sich aus genehmigten RECOM-Maßnahmen (ab Schritt 6), Kleinstmaßnahmen und Wartungsverträgen — jede gebuchte Position trägt ihren Herkunftsbeleg.

Plan gesamt—

IST gebucht—

Obligo (genehmigt, offen)—

Restbudget—

Budget je Objekt

ISTObligofrei

Objekt	Plan	IST	Obligo	Rest	Auslastung	Quote

Budget nach Kostenart

Kostenart	Plan	IST	Rest

Budgetregeln

Mandant 4711

●
Kleinstmaßnahme bis 1.000 € — Objektbetreuer entscheidet, kein RECOMbucht direkt auf IST, Kostenart „Kleinstmaßnahmen“
●
1.000 – 10.000 € — RECOM verkürzt, Freigabe Technischer Manager
●
10.000 – 50.000 € — RECOM vollständig, Freigabe Bereichsleitung
●
ab 50.000 € — zusätzlich Freigabe Eigentümer / Asset Management
●
Nicht budgetierte Maßnahme — immer eine Freigabestufe höher
●
Obligo entsteht mit Genehmigung (Schritt 6), IST mit Rechnungsprüfung (Schritt 9)

Budgetpositionen

Pos.	Bezeichnung	Kostenart	Plan	IST	Obligo	Rest	Status

IST-Buchungen mit Herkunft

jede Zeile verweist auf ihren Vorgang

Datum	Beleg	Herkunft	Bezeichnung	Position	Unternehmen	Betrag	Budgetiert

Abgleich RECOM ↔ Budget

Genehmigt (Obligo)

—

Abgenommen, nicht abgerechnet

—

Abweichung Angebot ↔ Rechnung

—

Maßnahmen

RECOM-Vorgänge

Jede Maßnahme durchläuft neun Schritte. Der Laufzettel zeigt jederzeit, wo der Vorgang steht, wer den Schritt abgeschlossen hat und wann.

Vorgänge nach Prozessschritt

alle Objekte · 2026

1Problemerfassung—

2Problemanalyse—

3Lösungsansatz—

4Angebote einholen—

5Angebotsanalyse—

6Genehmigung—

7Durchführung—

8Abnahme—

9Abschluss—

Alle Vorgänge

Nr.	Maßnahme	Objekt	Kategorie	Fortschritt	Aktueller Schritt	Volumen	Budget	Verantwortlich	Letzte Änderung

Kein Vorgang ausgewählt. Wählen Sie einen Vorgang in der Liste „RECOM-Vorgänge" oder legen Sie einen neuen an.

RECOM · —

—

Laufzettel —

erledigtaktuelloffen

Schritt 1

—

Compliance-Abschnitt

Entspricht dem Excel-Blatt „Compliance Part". Die Angaben erscheinen als Seite 2 des Approval Sheet. Änderungen werden sofort gespeichert.

Prüfpunkt	Erledigt	Durch	Bemerkung
Know-Your-Customer-Prüfung durchgeführt
Sanktionslistenprüfung ohne Treffer
Vertrag / Engagement Letter extern geprüft
Ausschreibung durchgeführt		—
Budgetfreigabe
Freigabe der Geschäftsführung erforderlich

Hinweise

1
KYC und SanktionslisteBeziehen sich auf das zu beauftragende Unternehmen, nicht auf die Maßnahme.
2
BudgetfreigabeWird beim Öffnen aus der Budgetlage vorbelegt und kann überschrieben werden.
3
GeschäftsführungAuf „ja" erscheint im Approval Sheet ein zweiter Unterschriftsblock.

Fehlende Häkchen verhindern die Erzeugung nicht, erscheinen aber als Hinweis in der Vorprüfung.

Dokumente erzeugen

Prüfung läuft …

Sprache Freigabeblatt

Sprache Beauftragung

Anlagen

Approval Sheet mit Compliance-Seite und angehängtem Angebot · Beauftragung separat

Was erzeugt wird

1
Approval SheetFreigabeblatt · Compliance-Seite · gewähltes Angebot als Anlage
2
BeauftragungAnschreiben an den Auftragnehmer mit Recom-Nr., Budgetnummer und Rechnungsadresse · Angebot als Anlage
3
Gesamtaktebeides hintereinander, nur für das Archiv

Die Endfassung der Beauftragung entsteht erst, wenn die Genehmigung erteilt ist. Entwürfe tragen ein Wasserzeichen.

Vorgangsdaten

Verlauf

Wer, was, wann

Maßnahmen

Kleinstmaßnahmen

Maßnahmen bis 1.000 € ohne RECOM-Durchlauf. Sie werden direkt auf die Budgetposition „Kleinstmaßnahmen“ gebucht und fließen unmittelbar in die IST-Zahlen.

Budget Kleinstmaßnahmen—

IST 2026—

Rest—

Offen—

Erfasste Kleinstmaßnahmen

Grenze 1.000 € brutto · darüber automatisch RECOM

Nr.	Maßnahme	Gewerk	Unternehmen	Betrag	Beauftragt	Status	Erfasst von	Kommentare

Neue Kleinstmaßnahme

Bezeichnung

Gewerk

Unternehmen

Betrag brutto (€)

Über 1.000 € wird ein RECOM-Vorgang erzeugt.

Beschreibung / Kommentar

Im Jour Fixe erwähnen

Betrieb

Wartungen

Wartungsverträge, Turnus und Termine je Anlage. Fällige Wartungen erzeugen automatisch einen Vorgang in der offenen Liste.

Aktive Verträge—

Jahreskosten—

Fällig < 30 Tage—

Vertragsende < 90 Tage—

Wartungsverträge

Anlage	Vertrag	Dienstleister	Turnus	Letzte Wartung	Nächste	p. a.	Status	Protokoll

Wartung durchführen und protokollieren

Durchgeführt am

Turnus

Turnusanker

Ausführendes Unternehmen

Techniker

Ergebnis

Feststellungen / Bemerkungen

Wartungsprotokoll · Pflicht

Protokoll hierher ziehen oder klicken PDF oder Foto · max. 25 MB · ohne Protokoll kein Abschluss

Mängel als RECOM-Vorgang anlegen

Folgetermin

BerechnungDatum

letzte Durchführung—

Turnus+ 1 Monat

nächster Termin—

Erinnerung—

Mit dem Abschluss entsteht automatisch der nächste Wartungsvorgang. Er erscheint in der offenen Vorgangsliste, sobald die Vorwarnzeit erreicht ist.

Vorwarnzeit

Protokollhistorie

Kommentare zum Modul

Mängel zu diesem Wartungsvertrag

erledigte einblenden

Bitte oben in der Liste eine Zeile anklicken — die Mängel werden je Vertrag geführt.

Offene Mängel aller Wartungen

Derzeit sind keine offenen Mängel erfasst.

Betrieb

Sachverständigenprüfungen

Wiederkehrende Prüfungen nach BetrSichV, DGUV und Landesbauordnung. Festgestellte Mängel lassen sich direkt in einen RECOM-Vorgang überführen.

Prüfungen 2026

dieses Objekt

Nr.	Anlage	Prüfart	Rechtsgrundlage	Prüfstelle	Letzte Prüfung	Nächste	Ergebnis	Mängel	Bericht

Prüfung durchführen und protokollieren

Bitte oben in der Liste eine Prüfung anklicken.

Mängel zu dieser Prüfung

erledigte einblenden

Bitte oben in der Liste eine Zeile anklicken — die Mängel werden je Prüfung geführt.

Offene Mängel aller Prüfungen

Derzeit sind keine offenen Mängel erfasst.

Kommentare

in Jour Fixe

Fälle

Versicherungsfälle

Schadensmeldung, Regulierung und Selbstbeteiligung. Regulierte Beträge werden dem Vorgang gutgeschrieben und mindern die Budgetbelastung.

Offene Fälle—

Gemeldeter Schaden—

Reguliert—

Selbstbeteiligung—

Fälle

Nr.	Schadenereignis	Datum	Sparte	Versicherer	Schaden-Nr.	Gemeldet	Reguliert	Status	Vorgang

Schaden melden

Schadenereignis

Schadendatum

Sparte

Geschätzte Schadenhöhe (€)

Schadenhergang

RECOM-Vorgang mit anlegen

Kommentare

in Jour Fixe

Fälle

Gewährleistungsfälle

Mängelrügen und Fristen aus abgenommenen Maßnahmen. Läuft eine Frist ab, meldet die Plattform 90, 60 und 30 Tage vorher.

Offene Fälle—

Frist läuft < 90 Tage—

Vermiedene Kosten 2026—

Sicherheitseinbehalte—

Gewährleistungsfälle

Nr.	Mangel	Ursprungsmaßnahme	Unternehmen	Abnahme	Frist bis	Gerügt am	Nachbesserung bis	Status

Kommentare

in Jour Fixe

Steuerung

Offene Vorgänge

Alles, was noch eine Entscheidung oder eine Handlung braucht — aus allen Modulen zusammengeführt. Jede Zeile lässt sich kommentieren und live ins Jour-Fixe-Protokoll übernehmen.

Offene Vorgänge

alle Module

Nr.	Vorgang	Modul	Verantwortlich	Fällig	Status	Wartet auf	Kommentare

Kommentar zum ausgewählten Vorgang

in Jour Fixe

Steuerung

To-dos

Kleine Aufgaben ohne eigenen Vorgang: Rückrufe, Unterlagen, Termine. Optional an ein Objekt oder einen Vorgang gehängt.

erledigte einblenden

Überfällig und heute

0

Diese Woche

0

Später und ohne Frist

0

Steuerung

Jour Fixe

Laufendes Protokoll. Einträge entstehen live aus Kommentaren der Module oder direkt hier. Beschlüsse und Aufgaben werden am Ende als Protokoll versendet.

Jour Fixe

—

Vorgemerkte Kommentare aus den Vorgängen

Alles, was seit dem letzten Termin mit „in Jour Fixe“ markiert wurde — nach Vorgang gebündelt. Abgehakte Punkte wandern als Protokolleintrag nach unten.

	Bezug	Kommentar	von	seit

Protokolleinträge

Serie & Teilnehmer

Turnus: —
Ort: —
Leitung: —
Protokoll: —
Verteiler: —
Nächster Termin: —

Offene Aufgaben aus Protokollen

Frühere Protokolle

Verwaltung

Benutzer & Rechte

Einladungen gehen per E-Mail; ohne eingerichteten SMTP-Versand landen sie im Postausgang unten und lassen sich dort öffnen. Der letzte aktive Administrator kann weder deaktiviert noch herabgestuft werden.

Benutzer einladen

Name

E-Mail

Rolle

Objekte (Kürzel, Komma)

Benutzer

Name	E-Mail	Rolle	Status	Objekte	Letzte Anmeldung

Rechtematrix

Vier Stufen je Feld: — kein Zugriff · sehen nur lesen · bearbeiten anlegen und ändern · freigeben zusätzlich genehmigen. Das Freigaberecht für Schritt 6 entscheidet zugleich, wer die Genehmigungsübersicht des Monats zu sehen bekommt.

Module je Rolle

Prozessschritte 1–9 je Rolle

Löschrecht je Rolle und Modul

Die Rechte der Administrator-Rolle sind fest und hier nicht änderbar. Änderungen wirken sofort, da der Server jede Anfrage einzeln prüft.

Postausgang

Zeit	An	Betreff	Status

Dashboard

RECOM-Vorgänge

Nächste Fristen

Meine To-dos

Jour Fixe

Zuletzt kommentiert

Objekte

Objektbestand

Objektgesellschaften

Budget

Budget je Objekt

Budget nach Kostenart

Budgetregeln

Budgetpositionen

IST-Buchungen mit Herkunft

Abgleich RECOM ↔ Budget

RECOM-Vorgänge

Vorgänge nach Prozessschritt

Alle Vorgänge

—

—

Genehmigungen im laufenden Monat

Vorgangsdaten

Verlauf

Kleinstmaßnahmen

Erfasste Kleinstmaßnahmen

Wartungen

Wartungsverträge

Wartung durchführen und protokollieren

Mängel zu diesem Wartungsvertrag

Offene Mängel aller Wartungen

Sachverständigenprüfungen

Prüfungen 2026

Prüfung durchführen und protokollieren

Mängel zu dieser Prüfung

Offene Mängel aller Prüfungen

Versicherungsfälle

Fälle

Gewährleistungsfälle

Gewährleistungsfälle

Offene Vorgänge

Offene Vorgänge

To-dos

Überfällig und heute

Diese Woche

Später und ohne Frist

Jour Fixe

Jour Fixe

Serie & Teilnehmer

Offene Aufgaben aus Protokollen

Frühere Protokolle

Benutzer & Rechte

Benutzer einladen

Benutzer

Rechtematrix

Postausgang